Știați că doar 32% dintre companii își gestionează cheltuielile aferente deplasărilor în interes de serviciu cu ajutorul unui soft automat? Pentru a înțelege mai bine beneficiile utilizării unui soft performant, citiți în continuare acest articol.
Acum, că lucrurile încep să revină la normalitate, călătoriile în interes de serviciu se desfășoară mai des. Orice companie, indiferent de capacitatea sa, trebuie să aibă o evidență a cheltuielilor și a tuturor proceselor care au loc în momentul deplasării. Entitățile trebuie să își seteze de la început un sistem de reguli care să permită controlul tuturor cheltuielilor. Prin urmare, pe lângă salariul lunar, angajații pot primi deconturi pentru transport, cazare, masă, protocol, etc. Acest proces poate fi solicitant atât pentru companie, cât și pentru salariat. În momentul în care dispuneți de un loc sigur în care să întocmiți cererile, să le aprobați și să le țineți evidența, procesul este simplificat.
Ce este decontului de cheltuieli?
- Este documentul absolut necesar pentru justificarea sumelor de bani aferente deplasării în străinătate;
- Este actul doveditor în stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- Este documentul justificativ în contabilitate.
Ce trebuie să conțină un decont de cheltuieli?
Decontul de cheltuieli este un document financiar-contabil aprobat prin ORDINUL nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile, emis de Ministerul Finanțelor Publice.
Prin întocmirea inițială a unui ordin de deplasare, angajatul motivează efectuarea deplasării în interesul entității angajator, și nu în interes personal.
Dată fiind importanța documentelor, decontul de cheltuieli trebuie să conțină informații complete și reale. Acestea sunt:
- Denumirea unității de muncă în care sunt desfășurate activitățile salariatului;
- Numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- Numele și prenumele titularului de avans;
- Valuta, sume decontate, diferențe de restituit/primit;
- Semnăturile conducătorului unității, șefului compartimentului financiar-contabil, controlului financiar preventiv, titularului de avans, persoanei care verifică decontul.
Beneficiile automatizării deconturilor și cheltuielilor aferente deplasării în interes de serviciu
1. Gestionați eficient cererile de deplasare, acestea pot fi editate cu ușurință;
2. Toate documentele sunt generate automat;
3. Simplificați fluxul de aprobare sau refuz al documentelor;
4. Reduceți timpul pentru înregistrarea cheltuielilor de decont;
5. Documentele pot fi trimise cu ușurință către departamentul financiar;
6. Documentele sunt centralizate într-o bază de date sigură, puteți ține evidența cheltuielilor într-un singur loc;
7. Angajatul află în orice moment dacă cererile au fost aprobate sau dacă i-au fost restituite sumele aferente deplasării.
Lista beneficiilor poate continua, cert este că, un soft vă poate eficientiza comunicarea din interior companiei. Prin intermediul software-ului atât angajatul, cât și celelalte elemente dintr-o companie (managementul, contabilitatea, casierul), pot comunica mai ușor.
Soluțiile privind managementul cheltuielilor pe perioada în care sunt desfășurate deplasări au fost create pentru a simplifica modul în care sunt gestionate. Acum, doar prin câteva click-uri dețineți controlul proceselor din interiorul companiei. Înregistrând deconturile în timp real economisiți timpul pentru activitățile care aduc firmei. Astfel încât, deconturile sunt introduse cu ușurință, în cel mai scurt timp, de pe orice dispozitiv mobil, dar și de pe calculator, indiferent de sistemul de operare.
SoftwareHR îți eficientizează munca și le îmbunătățește experiența angajaților.
